Один из простейших и наиболее упускаемых из виду аспектов организации — это организация файлов на рабочих компьютерах. Каждый раз, когда вам приходится копаться в документах, которые вы не можете найти, или делать ненужные клики, чтобы получить доступ к папке, вы не так продуктивны, как могли бы быть. Вы тратите драгоценное время на то, чтобы сделать что-то, что поможет вам продвинуться вперед в достижении ваших целей. Ваше время вы никогда не сможете вернуть назад, и если вы ничего не сделаете со своими методами файловой организации, вы будете продолжать тратить свое время на эти поиски. Ваш список документов будет просто неуклонно расти, поэтому сейчас самое время что-то с этим делать. И первым, что вам определенно поможет, это использование специального программного обеспечения, подробнее о котором, вы можете прочесть на сайте https://www.4dk.ru/1c/documentooborot.
Вы не должны жертвовать своим временем на поиск важных файлов. Вы должны быть в состоянии найти файл за пять секунд, а не за пять минут. Важно уметь организовывать важную информацию.
Организация не должна быть сложной.
Давайте рассмотрим некоторые лучшие методы организации файлов и создания файловой системы для максимальной эффективности и производительности.
Цифровой файловый шкаф
Идея создания файловой системы восходит к старым добрым временам картотеки и бумажных файлов и папок. Преимущество оригинальной бумажной файловой системы заключалось в том, что вам действительно приходилось думать о том, куда помещать файлы, чтобы вы могли легко находить их, когда они понадобятся. Когда ваши файлы цифровые, вы не можете их видеть или прикасаться к ним. Становится слишком просто их разбросать по всему компьютеру.
Поскольку это цифровой беспорядок, а не физический беспорядок, часто вы не понимаете, что у вас есть проблема — до тех пор, пока у вас не возникнет проблема! Вы не чувствуете боли дезорганизованной системы, пока не испытаете муки в поисках нужного вам файла.
Несмотря на то, что поиск компьютера — это мощный инструмент, вам все равно лучше иметь базовую организационную структуру, чтобы вам не приходилось полагаться исключительно на поиск.
Цели цифровой файловой системы
Есть три основные цели для вашей системы файловой организации:
Простая система хранения файлов — Вы же не хотите, чтобы ваша файловая система была огромным иерархическим лабиринтом. Вам нужно, чтобы файлы сохранялись быстро и легко, чтобы ваша система не вызывала недоумения.
Простота поиска — Вам нужно, чтобы ваша система позволяла легко находить нужные вам файлы или папки, пролистывая их по папкам или используя поиск.
Повторное использование — Там, где это возможно, вам нужно использовать систему и шаблоны в названиях, которые будут поддерживать две предыдущие цели.
